Zakelijk verhuizen checklist
Een bedrijfsverhuizing kan een complexe en tijdrovende klus zijn, maar met de juiste voorbereiding en begeleiding voorkomt u een stressvolle ervaring. Bij AA Verhuizers begrijpen we dat elke zakelijke verhuizing unieke uitdagingen met zich meebrengt. Daarom bieden wij een uitgebreide checklist aan waarin we uitleggen wat u voor, tijdens en na de verhuizing moet regelen. Zo zorgen we ervoor dat uw verhuizing zo soepel en efficiënt mogelijk verloopt.
Voor de verhuizing
Een goede voorbereiding is het halve werk, ook bij een bedrijfsverhuizing.
Verhuiscoördinator kiezen en verhuisdata bepalen
Een gestructureerde en efficiënte bedrijfsverhuizing begint met het benoemen van een verhuiscoördinator, het vaststellen van een realistisch budget en een verhuisdatum.
- Benoem binnen het bedrijf een verhuiscoördinator als centraal aanspreekpunt.
- Stel een budget vast voor de totale verhuiskosten.
- Prik vroegtijdig een verhuisdatum en overweeg een verhuizing in het weekend, zodat uw bedrijf doordeweeks niet stil ligt.
- Maak een takenlijst met alle taken omtrent de verhuizing, van het inpakken van de spullen tot het inrichten van de nieuwe werkplekken.
- Controleer of de huurovereenkomst met het huidige pand juist is opgezegd of dat de verkoop helemaal is afgerond.
- Bestel alvast verhuisdozen en inpakmateriaal, zodat dit tijdig binnen is.
Nieuwe bedrijfsruimte controleren en voorbereiden op de verhuizing
Een grondige controle van de nieuwe werkruimte is zeer belangrijk. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe locatie helemaal klaar is voor gebruik zodra de verhuizing voltooid is.
- Controleer de nieuwe werkruimte op grootte, parkeerruimte, indeling en technische voorzieningen, zoals elektra en airco.
- Controleer de huurvoorwaarden, zoals betalingstermijnen, verlengingstermijnen en opzegtermijn.
- Maak een duidelijke indeling voor de nieuwe werkplekken, vergaderruimtes en andere faciliteiten.
- Bestel indien nodig nieuwe meubels en andere benodigdheden.
- Licht eventuele buren alvast in over de verwachte verhuisdatum.
- Controleer of er voldoende ruimte is voor verhuiswagens en regel parkeervergunningen indien nodig.
Verhuisbedrijf kiezen en verhuisplan maken
Een cruciale stap in het verhuizingsproces is het kiezen van een geschikt verhuisbedrijf en het opstellen van een gedetailleerd verhuisplan. Het juiste verhuisbedrijf zorgt niet alleen voor een vlekkeloze uitvoering van de verhuizing, maar biedt ook de nodige expertise en ondersteuning om onverwachte problemen te voorkomen.
- Vind een professioneel verhuisbedrijf voor de bedrijfsverhuizing (Tip: kies een bedrijf met een keurmerk, zoals het Erkende Verhuizers keurmerk, zodat u zeker bent van een professionele aanpak).
- Stel met het verhuisbedrijf een draaiboek op voor de verhuisdag. Dit is een gedetailleerde planning van de volledige verhuizing, inclusief de verwachte aankomst- en vertrektijden van het verhuisbedrijf.
- Benoem in het verhuisplan welke taken uw bedrijf zelf uitvoert en welke taken het verhuisbedrijf uitvoert.
- Zorg ervoor dat er op de laad- en loslocatie EHBO-trommels en minimaal één beroepshulpverlener aanwezig zijn.
- Sluit alvast de nodige verzekeringen af: inventarisverzekering, transportverzekering, aansprakelijkheidsverzekering en bedrijfsschadeverzekering. Zo is uw bedrijf beschermd tegen onverwachte kosten.
Inventariseren, inpakken en communiceren
Een zorgvuldige inventarisatie, efficiënt inpakken en duidelijke interne communicatie zijn de laatste stappen van de voorbereidingsfase op deze checklist voor een bedrijfsverhuizing. Neem hiervoor de tijd, zodat alles klaarstaat en geregeld is op de dag van de verhuizing.
- Deel intern de volledige planning van de verhuizing, zodat medewerkers weten wat ze kunnen verwachten.
- Vertel klanten, partners en leveranciers over de aanstaande verhuizing en deel het nieuwe adres.
- Inventariseer alle spullen van het bedrijf en gooi weg wat niet mee hoeft naar de nieuwe werkruimte.
- Begin vroegtijdig met inpakken en zorg voor extra goed beschermmateriaal bij breekbare spullen. (Tip: geef dozen labels, zodat u alles snel terugvindt op de nieuwe locatie)
- Maak afspraken met externe monteurs voor het afkoppelen en verhuisklaar maken van apparaten.
- Least u apparaten van een partij, zoals een koffiemachine? Maak dan afspraken voor de verhuizing en zorg voor de juiste documentatie en toestemming.
- Informeer uw oude buren over de verhuiswerkzaamheden.
Tijdens de verhuizing
Zijn alle voorbereidingen getroffen? Dan is het eerste onderdeel van de checklist voor een bedrijfsverhuizing klaar. Nu is het tijd voor de verhuizing!
Locatie controleren en verhuizing in goede banen leiden
Op de dag van de zakelijke verhuizing is het belangrijk dat de coördinator de planning bewaakt en de verhuizing in goede banen leidt.
- Zorg dat de deuren van het oude en nieuwe gebouw op de afgesproken tijd open zijn voor het verhuisbedrijf en uw medewerkers.
- Controleer op de dag van de verhuizing of er geen onverwachte werkzaamheden of obstakels op de route zijn.
- Check of de parkeerplekken bij de oude en nieuwe locatie vrij zijn voor medewerkers en de verhuiswagens.
- Houd gedurende de dag in de gaten of alles verloopt volgens het draaiboek, zowel bij het verhuisbedrijf als bij de eventueel meehelpende medewerkers. Stuur bij waar nodig.
Na de verhuizing
Als alle spullen succesvol zijn verhuisd naar de nieuwe werkruimte, is het tijd voor het laatste onderdeel van de checklist voor een zakelijke verhuizing.
Inrichten en controle
Na aankomst van alle spullen op de locatie begint de inrichting van de werkruimte en de controle of alles schadevrij is overgekomen.
- Plaats al het meubilair en spullen volgens de vooraf gemaakte inrichting in de nieuwe werkruimte.
- Check of alle elektronische apparaten werken.
- Controleer of er geen spullen zijn beschadigd tijdens de verhuizing.
- Bespreek met het verhuisbedrijf hoe de verhuizing is verlopen en geef eventuele feedbackpunten aan.
Juridische zaken en extern communiceren
De laatste stap in de verhuizing omvat de officiële vermelding van de bedrijfsverhuizing aan verschillende instanties en contacten.
- Pas uw bedrijfsgegevens aan bij de Kamer van Koophandel, Belastingdienst, uw bank en andere instanties.
- Pas het adres van uw bedrijf aan in Google Mijn Bedrijf (GMB) en op uw sociale mediakanalen.
- Deel de officiële verhuizing met klanten, partners en leveranciers.
Tips voor een zakelijke verhuizing
- Schakelt u AA Verhuizers in voor uw zakelijke verhuizing? Dan ontvangt u speciale verhuisdozen, verwijderbare stickers en hoogwaardig inpakmateriaal van ons.
- Label dozen, zodat u precies weet wat er in elke doos zit.
- Maak foto’s van waardevolle spullen voor de verhuizing, zodat u kunt bewijzen dat het intact was voordat het getransporteerd werd.
- Verpak breekbare spullen, zoals computers en monitoren, in beschermend inpakmateriaal.
- Rol kabels en snoeren netjes op, zodat deze niet in elkaar raken tijdens de verhuizing.
- Loop nog een rondje door de oude locatie als alles is ingepakt om zeker te zijn dat er niets van waarde achterblijft.
Bedrijfsverhuizing? Schakel AA Verhuizers in!
Bent u na het lezen van onze checklist voor een zakelijke verhuizing op zoek naar een professioneel verhuisbedrijf met het Erkende Verhuizers keurmerk? Dan helpen we u bij AA Verhuizers graag verder. Neem contact met ons op via 085 019 7278 of stuur een e-mail naar info@aaverhuizers.nl.